Management assistant – Harvey Nash – Delfzijl

Harvey Nash

Voor Nobian in Delfzijl is Harvey Nash op zoek naar een Management Assistant
Start: 12-8-2024 (iets eerder starten is bespreekbaar)
Eind: 17-1-2025
Inzet: 32 uur per week (flexibel in te delen) hybride werken in goed overleg
Deadline Inschrijfperiode: 25 juni vòòr 09:00 uur

Rechtstreeks met CV reageren op deze aanvraag is mogelijk via: maud.vanderscheer@harveynash.com.

Graag hierbij het volgende toevoegen:

  • Eerst mogelijke startdatum
  • Beschikbaarheid in uren per week
  • Tarief
  • Vakantieplanning op korte termijn
  • Woonplaats
  • Dienstverband/ZZP
  • Aanvullende motivatie o.b.v. de aanvraag
  • Een Nederlands CV is vereist
  • Nobian zoekt een Management Assistant, in Delfzijl!
    Opdrachtomschrijving:
    Als Management Assistant ben je ter ondersteuning van de Site Director en overige SLT (Site Leadership Team) leden. Jouw voornaamste doel is de Site Director en SLT leden te ondersteunen en ontlasten in alle dagelijkse werkzaamheden. Je vindt het leuk om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
    Nobian is een Europese marktleider in de productie van zout, essentiële chemicaliën en energie. We maken gebruik van onze kerncompetenties in zoutproductie en elektrochemie om hoog zuiver zout om te zetten in essentiële chemicaliën die bijdragen aan de maatschappij en een duurzame leefomgeving. We blinken uit door onze flexibele en veilige productieprocessen en toeleveringsketen, waarbij we het gebruik en de opwekking van energie optimaliseren. Vanaf onze eerste zoutproductie in 1918, blijven we elke dag innoveren om veiliger, efficiënter en duurzamer te worden om ervoor te zorgen dat de essentiële producten van vandaag ons leven morgen blijven verrijken. Nobian heeft ongeveer 1.600 medewerkers in Nederland (Rotterdam, Hengelo, Delfzijl, Arnhem, Amsterdam en Deventer), Duitsland (Ibbenbüren, Bitterfeld en Frankfurt) en Denemarken (Mariager).

    Eisen Opleiding en Ervaring

  • HBO werk en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar ervaring in soortgelijke functie
  • Goede kennis van Microsoft Office suite
  • Minimaal Engels en Nederlands machtig in woord en geschrift op HBO niveau
  • Kennis van Windows & Webapplicaties (o.a. SAP)
  • Ervaring met het organiseren van grote bijeenkomsten/externe evenementen
  • Bekend met de Code of Conduct
  • VCAbasis certificering is vanwege onze Brzo-locatie een vereiste bij aanvang
  • Vereiste vaardigheden, expertise
    In aanvulling op de Code of Conduct, verwacht Nobian Delfzijl het volgende op het gebied van houding, gedrag en competenties:

  • Proactief, flexibel, zelfstarter, onderzoekende benadering van anderen en van de dagelijkse uitdagingen
  • Professioneel, accuraat, respectvol en representatief gedrag en voorkomen
  • Besluitvaardig, duidelijk en energiek, oog voor detail met resultaat focus
  • Zoek je samenwerking met anderen, zowel binnen als buiten je afdeling
  • Ben je accuraat, onderscheid je mening van feiten en zoek je naar verbeterpunten
  • Respecteer je de processen en regels en draag je dit actief uit naar anderen
  • Ben je klantgericht en lever je het gewenste resultaat
  • Toon je actief interesse in de operationele teams op de site
  • Taken/Verantwoordelijkheden:

  • Organisatorische en secretariële ondersteuning Site Director en overige SLT leden: Het leveren van organisatorische, secretariële en projectondersteuning voor de Site Director en overige SLT leden. Waar nodig rol nemen van PMO
  • Agendamanagement voor de Site Director en SLT leden betreffende alles rondom SLT/management meetings (plannen, proactief beheer)
  • Voor de Site Director verzorgen van eerste reacties op emails uitvoeren en zorgen voor opvolging waar mogelijk
  • Vervullen van een vraagbaak functie voor interne medewerkers en derden in afhandeling van routine vragen¨ doelmatig bijdragen aan de continuïteit voor de dagelijkse bedrijfsvoering
  • Backoffice voor management en organisatie van Chemie Park Delfzijl Site Services, inclusief archiveren en eerste behandeling van SLA’s, contracten, site rules en pandemie regels
  • Het inplannen van diverse vergaderingen (intern & extern) en informatiebijeenkomsten zoals informatiesessies, nieuwjaarsbijeenkomsten, recepties, incl. afstemmen vergaderdata, uitnodigingen, catering, facilitaire/audiovisuele voorzieningen en de benodigde middelen en ruimtes
  • Het opstellen en bijhouden jaaragenda met terugkerende meetings, bijeenkomsten, etc.
  • Beantwoorden of doorverwijzen van vragen voor de hele site (intern/extern) en inhoudelijk oplossingsgericht meedenken.
  • Opstellen actie en besluiten van de maandelijkse SLT vergaderingen: onderkennen van hoofdzaken en destilleren van actiepunten zo nodig in overleg met actiehouders, en opvolgen van actiepunten. Attentiefunctie naar SLT op te nemen acties
  • Organisatie van bezoeken en evenementen: Ontvangst van externe bezoeken t.b.v. de Site Director/SLT leden (w.o. aanmelden portier, regelen ophalen/wegbrengen, persoonlijke beschermingsmiddelen)
  • Ondersteunen bij de organisatie van diverse evenementen zoals jaarlijkse Health & Safety day, kerstbijeenkomst etc.
  • Overige verantwoordelijkheden:

  • Zorg dragen voor gebouwbeheer locatie kantoor zoals kunst, bewegwijzering, vergaderzalen, eerste contact bij problemen
  • Is eerstelijns contact via website voor externe vragen
  • Verzorgen van organisatiegerichte bestellingen voor de Site Director en SLT leden
  • Ingaande en uitgaande post voor SLT
  • Is backup voor Site Communications voor interne communicatie en verzorgt distributie. Voorbeelden van werkzaamheden: Wanneer er een intern of extern bezoek wordt georganiseerd dient hij of zij geheel zelfstandig en proactief de organisatie op zich te nemen. Hierbij moet actief met meerdere stakeholders worden afgestemd en vroegtijdig aan een veelheid van items worden gedacht. Organisatietalent en precisie zijn dan ook een vereiste.
  • Het managen van “agenda’s” op meerdere niveaus in de organisatie en tevens de agenda’s onderling op elkaar te laten afstemmen is een complexe taak die overzicht en discipline vergt waarbij tevens een oplossend vermogen en goede communicatie skills essentieel zijn en het kunnen plaatsen van urgentie en benodigde betrokkenheid. Interne en externe relaties: Medewerkers van de site, Site Leadership Team en Nobian (S)LT’s, Chemie Park Delfzijl participanten, klanten, “klankbord” groepen, Collega secretariaat van andere sites, ISC en hoofdkantoor, Regionale stakeholders, leveranciers en overheden​​​​​​
  • Lees hier meer

    Deel deze vacature: